מידע לארכיונאי 

ארכיונים באופן מסורתי עסקו בהערכה, סידור, רישום ושמירה של חומר ארכיוני. מקצוע הארכיונאות פיתח תיאוריות וטכניקות סביב הפעולות האלה ואילו לנושא המשתמשים לא הוקדשה תשומת לב מספקת. במחצית השנייה של המאה ה-20 החל במקצוע הארכיונאיות שינוי תפיסתי ובו ניתן דגש מיוחד למתן גישה לחומר הארכיוני ולשימוש בו. הארכיונים שבעבר התמקדו בטיפול בחומר הארכיוני החלו להיות יותר ויותר מכווני-משתמש.

לתהליך זה סיבות חברתיות-מדיניות ששורשיהן בתהליכי הליברליזציה שהתחוללו במדינות אירופה החל מהמאה ה-18 עם המהפכה הצרפתית ועד המאה ה-20 הביאו ל"ליברליזציה של הגישה לחומר הארכיוני". הארכיונים ששימשו בעיקר את הממשלות והמערכת האדמיניסטרטיבית ושמרו את רשומותיהן בסודיות החלו להיפתח לכלל הציבור.

במחצית השנייה של המאה ה-20 נוספו לתהליך גם סיבות טכנולוגיות הקשורות בהתפתחות המהירה של טכנולוגיות המידע. השימוש בטכנולוגיות המידע והקמת מערכות מידע ממוחשבות בארכיונים השפיעו על תחומים שונים בעבודת הארכיון, אולם ההשפעה הניכרת הייתה בתחום הגישה לחומר הארכיוני והשירות למשתמש. המשתמשים הם אחד המרכיבים ההכרחיים של מערכת מידע ויתרה מכך הם המרכיב החשוב ביותר שהמערכת המידע נבנית סביבו. לכן באופן טבעי הקמת מערכות מידע גרמו להתמקדות במשתמש ובצרכיו.

מתחילת שנות ה-70 המוקדמות החלו הארכיונאים לעסוק בשאלות הנוגעות למשתמשי הארכיונים וצרכיהם ובין השאר בשאלות כגון שימוש בכלים ובשירותים שהארכיונים מספקים להם, אופן חיפוש המידע וצרכי המידע. בניית כלי אחזור מידע, עזרי איתור, יעילים ונוחים הינה אחת הדאגות העיקריות של ארכיונאים ושל מקצוע הארכיונאות. נושא זה הפך לחשוב ביותר עם כניסת טכנולוגיות ממוחשבות לארכיונים.

באופן מסורתי תהליך אחזור המידע בארכיונים התבסס על עקרונות סידור החומר הארכיוני ובעיקר על עיקרון המוצא שלפיו מחפשים מידע בהסתמך על מה שידוע על החומר הארכיוני, מי יצר אותו באיזו מסגרת ומתי. משתמשים המחפשים מידע בארכיונים צריכים לחשוב במושגים של מי היה יכול ליצור מידע הרלוונטי לנושא החיפוש ובאילו נסיבות. דרך זו של חיפוש, שנועדה בעיקר לאחזור מידע על ידי ארכיונאים, שעד לאחרונה היו למחפשים החומר הארכיוני העיקריים, אינה פשוטה למשתמשים שלא מכירים את אופן ארגון המידע בארכיונים. בניית עזר איתור, ובמיוחד עזרי איתור ממוחשבים שיתאימו לצרכים של כלל המשתמשים בארכיונים הינה אחת הסוגיות העיקריות בבניית מערכות מידע בארכיונים.

אחזור מידע בארכיונים שונה באופן מהותי מאחזור מידע בספריות ובמרכזי מידע אחרים, וזאת בשל השוני במידע ובאופן ארגונו בין הספריות לבין הארכיונים. החומר הספרייתי והחומר הארכיוני נבדלים זה מזה בכמה פרמטרים, הבדל זה משפיע באופן ישיר גם על אופן הסידור והרישום של החומרים האלה ולאחר מכן גם על אופן האחזור.

החומרים הספריתיים, לרוב ספרים וכתבי עת, מתפרסמים בעותקים רבים ובפורמטים יחסית דומים. חלקו הגדול של החומר המפורסם כולל בתוכו מידע על הפרסום כגון שם המחבר או עורך, כותר, מו"ל, שנה ומקום הוצאה ולעתים גם מספר מזהה כגון ISSN או ISBN . החומר הספרייתי נוצר על ידי מחבר אחד או מספר מצומצם של מחברים והוא בא לבחון או לטפל בנושא מסוים. לעומת זאת החומר הארכיוני נוצר בעותקים בודדים ולעתים קרובות בעותק אחד בלבד. לחומר הארכיוני יכולים להיות פורמטים שונים מאוד זה מזה, וכן צורות וגדלים שונים. בניגוד לחומר הספרייתי שבו כל פריט עומד בפני עצמו, החומר הארכיוני ניתן להבנה רק כחלק מן המכלול של מסמכים שנוצרו יחד ומעידים על תהליך מסוים או פעילות מסוימת של גוף, ארגון או אדם. לחומר הארכיוני יכולים להיות מחברים רבים, הוא משקף פעילויות רבות של אותו גוף או אדם וברוב המקרים יכול לשמש לבחינה של נושאים רבים מאוד.

ההבדלים בין אופי החומר הספרייתי לבין החומר הארכיוני משפיעים גם על אופן הסידור והרישום שלהם. השיטות השונות של מיון וקיטלוג החומר בספרייה נועדו לתאר כל פריט בנפרד על פי כללים תקניים וכן לספק נקודות גישה שונות כגון מחבר וכותר. מטרת המיון ומתן סימן מיון לחומר הספרייתי הינה להביא יחד חומרים המטפלים באותו נושא. לעומת זאת אופן הסידור והרישום של החומר הארכיוני שונה במהותו מזה של החומר הספרייתי. העיקרון הכללי שמנחה את סידור החומר הארכיוני נובע מהבנה כי להקשר היווצרותן של רשומות ארכיוניות יש משמעות שאינה פחותה מהמידע שהרשומות הללו נושאות. סידור החומר הארכיוני צריך לשקף את התהליכים ואת הפעילויות שבמהלכן נוצרו הרשומות. הבנה זו בא לידי ביטוי בשני עקרונות בסיסיים לסידור החומר הארכיוני: עקרון המוצא הקובע כי חומרים שבאו מאותו המוצא צריכים להישמר ביחד ואין לפרקם ולסדרם מחדש, ועיקרון שמירתו של הסדר המקורי שמטרתו לשמור על הסדר שבו נוצרו הרשומות.

החומר הארכיוני מסודר במבנה היררכי, כאשר תיאורו נעשה ברמות השונות של היררכיה: חטיבות, סדרות ותיקים. התיאור מתבסס על שני עקרונות:
1. תיאור מן הכלל אל הפרט כאשר ברמות הגבוהות מידע כללי יותר, וככל שיורדים בהיררכיה התיאור נעשה מפורט יותר.
2. אי חזרה על המידע, כאשר פרטי התיאור של הרמות הגבוהות לא חוזרים בתיאור של הרמות הנמוכות יותר. קיימת מערכת יחסי הגומלין בין הפריטים באותה רמה ובין הרמות השונות של סידור. מטרת מערכת יחסי גומלין זו הינה לשקף את היחסים בין הפעילויות השונות של הגוף היוצר.

בהתאם לכך גם שיטות האחזור בספרייה ובארכיון שונות באופן מהותי. בספריות ומרכזי מידע מטרת האחזור העיקרית היא חיפוש פריטים בודדים, ספרים או כתבי עת, כאשר כל פריט עומד בפני עצמו. והחיפוש נעשה לפי אותן נקודות הגישה שהקטלוג מספק לו, כגון כותר, מחבר או נושא.. לעומת זאת בארכיונים החיפוש נעשה על מכלול מסמכים כיוון שקיימת מערכת יחסים בין המסמכים השונים שנוצרו יחד ומסמך בודד ניתן להבנה רק בהקשר של מסמכים אחרים שנוצרו יחדיו תוך כדי פעילות מסוימת. המשתמשים בארכיון מאתרים מידע בעזרת עזרי איתור שנבנו על בסיס העקרונות לרישום וסידור חומר ארכיוני שפורטו לעיל.
(כתבה: מאשה זולוטרבסקי בר)